Helsinki Pétanquen tietosuoja- ja rekisteriseloste. Hyväksytty Helisnki Pétanquen hallituksen kokouksessa 21.5.2018

**

 

 

Helsinki Petanque on rekisteröity yhdistys, jonka toiminnassa on sovellettava yhdistyslakia (yhdistyslaki 1989/503). Yhdistyslain §11 mukaan yhdistyksen jäsenistä on hallituksen pidettävä luetteloa. Luetteloon on merkittävä kunkin jäsenen täydellinen nimi ja kotipaikka. Yhdistyksen sääntöjen mukaan Hpetin hallitus pitää luetteloa yhdistyksen jäsenistä. Edellä mainittujen tietojen lisäksi Hpet kerää toimintansa toteuttamisen kannalta tarpeellisia tietoja myös asiakkaista ja kilpailuihin osallistuvista henkilöistä.

Hpetin sääntöjen mukaan yhdistyksen jäseniä ovat henkilöjäsenet.

Käsittelemme henkilötietoja noudattaen tietosuojalainsäädäntöä sekä hyvää tiedonhallinta- ja käsittelytapaa.

Miten ja mihin tarkoituksiin keräämme henkilötietoja?

Käsittelemme henkilötietoja yhdistyksen jäsenyyden, jäsenmaksujen, hallimaksujen, kisamaksujen sekä ratavuokrien valvonnan takia.

Henkilötietoja käytetään jäsen- ja hallimaksujen laskutukseen, maksutilanteen seurantaan, jäsenyyden aikana käytettävissä olevan syystarjouksen hyödyntämisen seurantaan sekä jäsenille suuntautuvaan tiedotukseen.

Henkilötiedot saattavat sisältää myös hallilta ratoja vuokranneiden yritysten yhteyshenkilöiden tiedot tai yksityisen, vuokrauksen tehneen henkilön tiedot.

Mistä saamme henkilötiedot?

Saamme henkilötiedot ja niiden päivitykset ainoastaan jäseniltä ja ratoja tai tiloja vuokraavilta tahoilta itseltään.  

Ketkä käsittelevät henkilötietoja?

Henkilötietoja käsittelevät ainoastaan yhdistyksen taloudesta ja hallinnosta vastaavat henkilöt, eli yhdistyksen hallitus ja vuokraustoimintaa hoitava henkilö. Hallin käyttömaksun maksaneiden jäsenten nimet ovat avoimesti esillä hallin seinällä olevalla listalla, jotta hallin käyttäjien oikeutta hallin käyttöön ilman vierasmaksua voidaan jäsenistön toimesta valvoa. Jäsenlistaus päivitetään noin kerran kuukaudessa. Vierasmaksulla hallilla olevien henkilöiden nimet ovat avoimesti esillä tarkoitukseen varatulla vierailija -listalla. Sen avulla on mahdollista varmistaa hallin käytön oikeus. Lista päivittyy kalenterikuukausittain. Vierailijan tiedon kirjaamisesta vastaa vierailijan isäntä.

Millaisia henkilötietoja keräämme?

Keräämämme henkilötiedot sisältävät henkilön nimen, postitusosoitteen, puhelinnumeron ja sähköpostiosoitteen sekä tiedon siitä, onko kyseessä juniori ja onko henkilö käyttänyt hallimaksuihin liittyvän syystarjousmahdollisuutensa. Kilpailutoiminnasta syntyy osallistuja- ja tulosluetteloita.

Hallia tai ratoja vuokranneelta taholta tallennamme laskutuksen yhteyshenkilön nimen (hänen mahdollisen työnantajansa, mikäli työnantaja maksaa laskun) sekä laskutusosoitteen ja puhelinnumeron.

Kenelle luovutamme henkilötietoja?

Emme luovuta keräämiämme henkilötietoja yhdistyksen ulkopuolelle.

Miten henkilötietoja suojataan?

Hpetin jäsenrekisteri on toistaiseksi excel-pohjainen luettelo, mutta v. 2018 aikana otetaan käyttöön selainpohjainen jäsenrekisterisovellus. Jäsenrekisterisovellusta ylläpidetään asiantuntijoiden ja kumppanien avulla tietosuojaehtoja noudattaen.

 

Excel-pohjainen yhdistyksen jäsenrekisteri on ainoastaan sitä ylläpitävän henkilön käytössä olevalla tietokoneella ja tiedosto on salasanasuojattu.  Sen perusteella laadittu sähköpostiosoitteiden listaus on tallennettu verkkosivupalveluntarjoajan internetpalveluun, jota kautta sähköpostit lähetetään. Verkkopalveluntarjoajan tietosuojakäytännöt käyvät ilmi sen nettisivuilta.

Yhdistykseltä ratoja vuokranneiden yritysten yhteyshenkilöiden tai yksityisten henkilöiden tiedot ovat vuokraustoimintaa ja sen laskutusta hoitavien henkilöiden tiedossa.

Miten tietoja säilytetään ja pidetään ajantasaisina?

Säilytämme tietoja jäsenyyden keston ajan, lisäksi säilytämme viisi vuotta tiedon syystarjouksen käyttäneistä henkilöistä (vain nimi).

Rata- tai tilavuokrauksen tehneiden henkilöiden tiedot säilytämme kirjanpidossa sille laissa säädetyn ajan, muista muistioista ne poistetaan puolen vuoden kuluttua viimeisen vuokrauksen päättymisestä.

Yhdistyksen etu on pitää henkilötiedot oikeina ja ajantasaisina. Poistamme vuosittain tarpeettomia tietoja ja päivittämme vanhentuneita tietoja aina niistä tiedon saatuamme. Toivomme että jäsenistö aika ajoin tarkastaa ja huolehtii omien tietojensa ajantasaisuudesta.

Henkilötietojen käsittelyä koskevat tiedustelut ja pyynnöt osoitetaan sähköpostitse osoitteeseen Tämä sähköpostiosoite on suojattu spamboteilta. Tarvitset JavaScript-tuen nähdäksesi sen.

 **

REKISTERISELOSTE

Rekisterinpitäjä        Helsinki Petanque ry

Y-tunnus: 1760321-1

Osoite: Veturitallinkuja 34, 00520 Helsinki

Rekisteriasioista vastaava henkilö: Peter Zukale

 

Rekisterin nimi: Helsinki Pétanquen jäsen- ja asiakasrekisteri

 

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus   

Jäsentietojen, - maksujen ja hallin käyttömaksujen sekä vuokrausten seuranta ja hallinnointi

Rekisterin tietosisältö       

Henkilön tai yhteisön nimi

Henkilön tai yhteisön osoite

Henkilön tai yhteisön yhdyshenkilön puhelinnumero

Henkilön tai yhteisön yhdyshenkilön sähköpostiosoite

Tieto jäsenyydestä ja maksujen maksamisesta

Tieto siitä, onko jäsen juniori eli alle 18 vuotias, koska ikä vaikuttaa jäsenmaksun määrään.

Säännönmukaiset tietolähteet   

Henkilöt itse

Maksujen osalta pankin tiliotteet

Henkilötietojen luovutukset       

Emme luovuta keräämiämme henkilötietoja.

Rekisterin suojauksen periaatteet   

Rekisteri kokonaisuudessaan on ainoastaan maksu- ja jäsentilanteen seurannasta vastaavien henkilöiden ja yhdistyksen puheenjohtajan käytettävissä. Tiedosto on salasanasuojattu asiattoman käytön ehkäisemiseksi. Pelkät nimet sisältävä otos on kaikkien hallia käyttävien tai siellä vierailevien henkilöiden nähtävillä. Pelkät sähköpostiosoitteet on siirretty nettisivujen palveluntarjoajan palvelun sisään postitusten toteuttamista varten.

Rekisteröidyn oikeudet       

 

Rekisteröidyllä on oikeus halutessaan tarkistaa, mitä tietoja hänestä on talletettu, kieltää tietojen käyttö tai vaatia tietoja poistettaviksi tai korjattaviksi. Pyynnön voi lähettää yhdistykselle osoitteella Tämä sähköpostiosoite on suojattu spamboteilta. Tarvitset JavaScript-tuen nähdäksesi sen..